Рамкові правила делегування повноважень

1. Загальні положення

1.1. Ці Правила визначають порядок делегування фінансових, закупівельних, кадрових, договірних та інших операційних повноважень з урахуванням Статуту, рішень органів управління, умов проєктів і грантових договорів.

1.2. Делегування не змінює компетенцію Загальних зборів, Правління та Голови Правління, визначену Статутом, і не звільняє їх від відповідальності за належний контроль.

2. Основні правила

• повноваження надаються письмово на визначений строк або для конкретного проєкту;

• особа діє лише в межах затвердженого бюджету, договору, рішення або довіреності;

• конкретні фінансові та закупівельні ліміти встановлюються у проєктному додатку з урахуванням вимог донора;

• ніхто не погоджує власну витрату, винагороду, договір або закупівлю, у якій має приватний інтерес;

• за можливості розділяються ініціювання, перевірка, погодження та виконання операції;

• коли мала команда не дозволяє повністю розділити функції, застосовується додаткова документальна або наступна перевірка;

• у разі конфлікту інтересів особа самоусувається, а рішення приймає визначена резервна особа або вищий орган;

• якщо правило донора є суворішим за внутрішнє, застосовується суворіше правило, якщо воно не суперечить законодавству України.

3. Розподіл базових повноважень

Сфера	Базова відповідальність	Умови делегування
Стратегія, обрання органів, зміни Статуту, затвердження основних планів і звітів	Загальні збори	Не делегується поза межами, визначеними Статутом.
Поточне організаційне управління, поточні плани, контроль виконання рішень	Правління	Може доручати підготовку матеріалів і виконання рішень.
Представництво, договори, кадрові рішення, накази, оперативне управління коштами і майном	Голова Правління	Окремі дії можуть здійснюватися уповноваженою особою за наказом або довіреністю.
Управління проєктом і бюджетом	Керівник проєкту або інша уповноважена особа	У межах проєктного додатка і грантового договору.
Перевірка документів і відповідності бюджету	Фінансова/бухгалтерська функція	Може виконувати працівник, консультант або зовнішній бухгалтер.
Закупівля	Уповноважена особа або комісія	Порядок і пороги визначаються фінансовою політикою та проєктним додатком.
Скарги, safeguarding, дані, MEAL, інформаційна безпека	Особа, на яку письмово покладено функцію	Обов’язково визначаються резервний маршрут та дії у разі конфлікту інтересів.

4. Фінансові операції і закупівлі

4.1. Кожна витрата повинна мати підтверджену мету, бюджетне джерело і належні документи.

4.2. Мінімальний робочий ланцюг: ініціювання > перевірка бюджету і документів > погодження > виконання платежу > бухгалтерське відображення та звірка.

4.3. Якщо одна особа поєднує кілька етапів через малий склад команди, інша уповноважена особа або член Правління здійснює документовану перевірку до або після операції у строк, визначений проєктним додатком.

4.4. Платежі та закупівлі на користь пов’язаних осіб здійснюються лише після письмового розкриття конфлікту інтересів і погодження особою або органом, які не мають такого конфлікту.

5. Заміщення і припинення делегування

5.1. Для критичних функцій визначається резервна особа або резервний маршрут. Заміщення оформлюється письмово.

5.2. Делегування припиняється після завершення строку, проєкту, договору, повноважень особи або за окремим рішенням органу чи посадової особи, яка його надала.

5.3. Після припинення функції особа передає документи, доступи, реєстри та незавершені справи визначеному отримувачу.

6. Проєктний додаток

6.1. Для кожного проєкту, де це необхідно, Голова Правління затверджує проєктний додаток за наведеною формою. Додаток може бути змінений без перегляду цих Правил.

7. Прикінцеві положення

7.1. Ці Правила набирають чинності з дня затвердження Правлінням.

7.2. Голова Правління забезпечує доведення Правил до осіб, яким делегуються повноваження, та зберігання чинних проєктних додатків.

7.3. Правила переглядаються у разі зміни Статуту, структури, законодавства України або практичної потреби.