Як відновити втрачені документи ВПО

Втрата паспорта, свідоцтва про народження, податкового номера чи інших документів не означає, що людина втрачає підтверджені державою права або відомості про себе.

Значна частина інформації зберігається у державних реєстрах. Навіть якщо внутрішньо переміщена особа не має паспорта, його копії або іншого документа з фотографією, законодавство передбачає процедуру встановлення особи та оформлення нового паспорта.

У більшості випадків варто починати з відновлення паспорта громадянина України, оскільки він знадобиться для отримання частини інших документів.

Орієнтовна послідовність така:

1. якщо паспорт або інші документи викрали - повідомити поліцію
2. звернутися до Державної міграційної служби для оформлення нового паспорта
3. за потреби пройти процедуру встановлення особи
4. після отримання паспорта відновити картку платника податків
5. отримати повторні свідоцтва про народження, шлюб, зміну імені або інші документи ДРАЦС
6. за потреби відновити документи про освіту, трудову діяльність, право власності та інші документи

Якщо паспорт втрачено через війну або він залишився на тимчасово окупованій території, повертатися за ним на небезпечну територію не потрібно. Для оформлення нового документа передбачені інші способи встановлення особи.

Замість втраченого або викраденого паспорта оформлюється нова ID-картка.

Звернутися можна за місцем фактичного перебування, незалежно від зареєстрованого місця проживання, до:

• підрозділу Державної міграційної служби
• ЦНАП, який надає паспортні послуги
• центру «Паспортний сервіс»

Заява оформлюється під час звернення.

Якщо документ викрали, потрібно звернутися до Національної поліції. 

Для оформлення нового паспорта подається також витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань.

Якщо паспорт просто втрачено, звернення до поліції не є обов’язковим для самої процедури його відновлення.

Якщо вони збереглися, варто взяти:

• закордонний паспорт, навіть якщо строк його дії закінчився
• РНОКПП
• документи про місце проживання
• свідоцтво про народження
• свідоцтво про шлюб або розірвання шлюбу
• інші документи з фотографією
• копії або фотографії втрачених документів

Відсутність цих документів сама по собі не означає, що у видачі паспорта буде відмовлено. ДМС насамперед перевіряє інформацію про людину в державних реєстрах та інших інформаційних системах.

Станом на 12 серпня 2026 року адміністративний збір за оформлення ID-картки замість втраченої або викраденої становить:

• 618 грн - оформлення до 20 робочих днів
• 988 грн - термінове оформлення до 7 робочих днів

Якщо необхідно проводити процедуру встановлення особи, строк оформлення паспорта може бути продовжений до двох місяців.

Для ВПО та людей із тимчасово окупованих територій це одна з найважливіших гарантій.

Відсутність старого паспорта, його копії або документа з фотографією не позбавляє права отримати паспорт.

ДМС може встановлювати особу за:

• даними Єдиного державного демографічного реєстру
• інформацією з попередніх паспортних документів
• паперовими картотеками ДМС
• іншими державними реєстрами та інформаційними базами
• усією іншою інформацією, яку надає заявник

Це особливо важливо для людей, чиї паспортні картотеки залишилися на тимчасово окупованих територіях.

Тоді ДМС може проводити встановлення особи шляхом опитування свідків.

Свідками можуть бути члени сім’ї та інші близькі особи, які можуть підтвердити особу заявника.

Під час воєнного стану, якщо свідок не може прибути особисто, опитування може проводитися у режимі відеоконференції.

Якщо встановити особу за результатами цієї процедури не вдалося, для подальшого оформлення паспорта може знадобитися рішення суду про встановлення особи.

Так.

З 25 грудня 2025 року діє постійна процедура, яка дозволяє за один візит одночасно оформити ID-картку та закордонний паспорт, у тому числі замість утрачених або викрадених документів.

Подати документи можна до підрозділу ДМС або центру «Паспортний сервіс». Така можливість діє також у центрах «Паспортний сервіс» за кордоном.

Під час воєнного стану в застосунку Дія може бути доступний єДокумент, який використовується як цифровий документ для посвідчення особи у передбачених державою випадках.

ДМС також рекомендує використовувати доступні цифрові документи під час оформлення нового паспорта.

Якщо свідоцтво про народження було видане українським органом ДРАЦС, можна отримати повторне свідоцтво.

Воно має таку саму юридичну силу, як документ, виданий уперше.

Онлайн

Заяву можна подати через портал Дія.

Необхідно:

• авторизуватися
• заповнити заяву
• обрати спосіб доставки
• сплатити встановлений платіж
• підписати заяву електронним підписом або Дія.Підписом

Готовий документ можна отримати через Укрпошту.

Офлайн

Можна звернутися до найближчого відділу ДРАЦС і подати заяву про повторну видачу свідоцтва.

Звертатися до того самого відділу, який колись видавав документ, за загальним правилом не потрібно.

Через систему ДРАЦС можна повторно отримати також:

• свідоцтво про шлюб
• свідоцтво про розірвання шлюбу
• свідоцтво про зміну імені
• свідоцтво про смерть

Відповідні послуги доступні через портал Дія та у відділах ДРАЦС. Також можна замовляти витяги з Державного реєстру актів цивільного стану.

Якщо актовому запису понад 75 років і відповідні дані вже передані до архіву, може знадобитися звернення до державного архіву області.

Якщо народження дитини не було зареєстровано українськими органами і немає українського свідоцтва про народження, може знадобитися встановлення факту народження.

Для дітей, народжених на тимчасово окупованій території, законодавство передбачає судову процедуру встановлення факту народження. Після отримання відповідного рішення проводиться державна реєстрація та видається українське свідоцтво про народження. Такі справи мають розглядатися судом невідкладно.

Варто зберігати будь-які наявні документи або їхні фотографії, які можуть підтверджувати факт народження.

Для отримання українського свідоцтва про смерть особи, яка померла на тимчасово окупованій території, зазвичай необхідно встановити факт смерті у судовому порядку.

Документи, отримані на окупованій території, фотографії, медичні документи та інші матеріали можуть використовуватися як докази обставин справи. Після рішення суду смерть реєструється українським органом ДРАЦС.

РНОКПП, який часто називають ідентифікаційним кодом або податковим номером, не змінюється через втрату картки. Повторно отримується документ, у якому зазначений уже присвоєний людині номер.

Для повторного отримання картки платника податків подається заява за формою № 5ДР. ВПО можуть звернутися до податкового органу за новим місцем проживання або до іншого контролюючого органу. Для підтвердження внутрішнього переміщення може використовуватися довідка ВПО.

Картка видається протягом трьох робочих днів після звернення.

Заяву можна подати також через Електронний кабінет платника податків. У 2026 році передбачено й оформлення електронної картки платника податків через засоби Дії. Електронний документ є дійсним разом з унікальним QR-кодом.

Якщо одночасно втрачено паспорт і РНОКПП

У такій ситуації ДПС рекомендує спочатку оформити новий паспорт, а після цього звертатися за повторною карткою платника податків.

Якщо паперову довідку про взяття на облік ВПО втрачено або пошкоджено, можна отримати її дублікат безоплатно.

Для цього необхідно звернутися до відповідного структурного підрозділу з питань соціального захисту населення або уповноваженого органу за місцем фактичного проживання.

Відсутність паспорта не завжди перешкоджає оформленню статусу ВПО. У передбачених випадках можна подати довідку про звернення за оформленням паспорта та інші докази проживання на території, з якої людина перемістилася.

Шкільне свідоцтво або атестат

Для отримання дубліката документа про загальну середню освіту потрібно звернутися до закладу освіти, який його видав.

Якщо школа розташована на тимчасово окупованій території або території бойових дій, із заявою можна звернутися до будь-якого закладу загальної середньої освіти відповідного ступеня за місцем фактичного проживання.

Інформацію про документи про освіту, виготовлені переважно з 2000 року, можна перевіряти у Реєстрі документів про освіту ЄДЕБО.

У ЄДЕБО можна отримати відомості або електронну виписку про документ, але сама ЄДЕБО не видає дублікати дипломів чи свідоцтв.

Диплом про вищу освіту

За дублікатом диплома потрібно насамперед звертатися до закладу вищої освіти, який видав документ, або до його правонаступника.

Якщо правонаступника немає або заклад залишився на окупованій території та не був переміщений, питання про визначення закладу, який може видати дублікат, вирішується через Міністерство освіти і науки України.

З 2021 року відомості про трудову діяльність поступово переводяться в електронну форму і зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду.

Навіть після завершення 10 червня 2026 року п’ятирічного перехідного періоду можливість оцифрування трудових документів зберігається, а страховий стаж людини через пропущення цього строку не анулюється.

Найскладнішою може бути ситуація зі стажем за старі періоди, якщо паперова трудова книжка втрачена, інформація не була оцифрована, а документи підприємства або архіви також недоступні. Тоді стаж може підтверджуватися архівними документами, іншими доказами, а в окремих випадках у судовому порядку.

Втрата паперового договору, свідоцтва чи іншого документа не означає автоматичної втрати права власності.

Якщо право зареєстроване у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно, інформацію про нього можна отримати з Реєстру. Паперова та електронна інформація з Державного реєстру прав мають однакову юридичну силу.

Інформацію в паперовій формі можна отримати, зокрема, через державного реєстратора, ЦНАП або нотаріуса. Онлайн-послуга через портал Дія може бути тимчасово недоступною, тому перед зверненням варто перевірити її поточний стан. Станом на 12 серпня 2026 року портал Дія позначає цю онлайн-послугу як тимчасово недоступну.

Якщо право виникло давно і відомостей немає в сучасному державному реєстрі, порядок підтвердження залежатиме від конкретного документа, архівних відомостей та історії набуття майна.

Не відкладайте відновлення документів лише через те, що їхні оригінали залишилися вдома.

Для встановлення особи та відновлення документів можуть використовуватися:

• державні реєстри
• архівні відомості
• копії та фотографії документів
• цифрові документи
• документи родичів
• свідчення осіб, які можуть підтвердити вашу особу
• судові процедури, якщо встановити юридичний факт іншим способом неможливо

Для ВПО ДМС окремо підтверджує можливість встановлення особи без паспорта та без його копії, зокрема через державні бази та опитування свідків.

Щоб повторна втрата документів не створила такої самої проблеми, доцільно:

• зробити якісні фотографії або скан-копії основних документів
• окремо записати серії, номери та дати видачі документів
• перевірити, які документи відображаються у Дії
• перевірити відомості про освіту в ЄДЕБО
• перевірити трудовий стаж у кабінеті Пенсійного фонду
• зберігати електронні копії у захищеному сховищі, доступ до якого не залежить від одного телефону

Копія документа не завжди замінює оригінал, але вона може істотно полегшити пошук інформації, встановлення особи та отримання дубліката.

Якщо ви вважаєте, що ваші права порушені ви можете отримати безкоштовну первинну правову допомогу. 

Скористайтесь нашим довідником пунктів безоплатної правової допомоги

• Питання оформлення паспорта регулюються Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» та Порядком оформлення і видачі паспорта громадянина України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 302.
• Повторна видача свідоцтв регулюється Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та правилами державної реєстрації актів цивільного стану.
• Порядок повторного отримання картки платника податків визначається Податковим кодексом України та Положенням про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків, затвердженим наказом Міністерства фінансів № 822.
• Оформлення та видача довідки ВПО здійснюються відповідно до Закону України «Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб» та постанови Кабінету Міністрів України № 509.